Close the cash counter and reconcile UPI
Duration target: 2:35
Audience: Cashier, branch manager and accountant
Prerequisites/demo data: Demo bills and payments exist for today; Revenue Cycle module enabled.
Scene table
| # | Time | On screen (actions, exact UI labels, routes) | Narration — English | कथन — हिंदी |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0:00-0:20 | Open Cash Closing (/app/revenue/cash-closing). Show Daily cash closing. | Each cashier closes their own counter at day end. Expected amounts come from payments and refunds already recorded in the app. | कैश क्लोज़िंग खोलें। दैनिक कैश क्लोज़िंग दिखाएँ। हर cashier दिन के अंत में अपना counter close करता है; expected amount app payments और refunds से आता है। |
| 2 | 0:20-0:45 | Review Service date, Mode, Expected, Counted and Variance. | Count cash, UPI slips and card slips outside the app, then enter Counted amounts here. Variance shows shortage or excess before submission. | सेवा तिथि, तरीका, अपेक्षित, गिनी गई और अंतर देखें। Cash और slips गिनकर counted amount डालें; variance shortage या excess दिखाता है। |
| 3 | 0:45-1:10 | Enter counted values and use Explain any shortage or excess. Click Submit closing. | Use a small demo variance and type a clear note. A good note helps the manager approve without calling the cashier again. | Counted values डालें और कमी या अधिकता का कारण लिखें भरें। क्लोज़िंग जमा करें दबाएँ। छोटा demo variance रखें और साफ कारण लिखें। |
| 4 | 1:10-1:35 | As manager, show Closings awaiting approval, Counter, Approve and Reopen. | Separation of duties matters. The manager checks amounts. Approve locks the closing; Reopen sends it back with a reason when something is wrong. | Manager view में मंज़ूरी की प्रतीक्षा में क्लोज़िंग, काउंटर, मंज़ूर करें, फिर से खोलें दिखाएँ। गलती हो तो reason के साथ reopen करें। |
| 5 | 1:35-1:55 | If shown, point to Payments recorded after approval (late adjustment) and Submit late adjustment. | Late payments are not lost. If someone records money after approval, it appears as a late adjustment that is submitted separately. | मंज़ूरी के बाद दर्ज भुगतान (देर से समायोजन) और देर से समायोजन जमा करें दिखाएँ। Late payment अलग adjustment बनता है। |
| 6 | 1:55-2:20 | Show Unreconciled UPI payments, enter UTR / reference, then click Reconcile. | Use a fake UTR. One UTR can be used only once, and accountants match it to the bank statement for clean books. | बिना मिलान वाले यूपीआई भुगतान में fake UTR / संदर्भ डालें और मिलान करें दबाएँ। एक UTR एक बार इस्तेमाल होता है। |
| 7 | 2:20-2:35 | End on No closings are waiting for approval or All UPI payments are reconciled. | Make cash closing part of the daily shutdown checklist, before the receptionist logs out or hands over the counter. | अंत में कोई क्लोज़िंग मंज़ूरी की प्रतीक्षा में नहीं है या सभी यूपीआई भुगतानों का मिलान हो चुका है दिखाएँ। यह daily shutdown checklist है। |
Captions/on-screen text
- Close each counter daily.
- Explain every variance.
- Managers approve or reopen.
- Reconcile UPI with UTR.
End card
- English: "Close today before starting tomorrow’s cash drawer."
- Hindi: "कल का cash drawer शुरू करने से पहले आज की closing करें।"